영상회의, 이제 ‘가상 사무실’에서 해볼까?

【사람중심】가상 서버, 가상 PC, 가상 네트워크 등 IT 전 영역에서 가상화가 봇물처럼 번지고 있습니다. 그런데, 가상 사무실이 등장했습니다. IT 인프라나 단말이 아닌, 물리적인 ‘공간’을 가상화한다? 얼핏 믿기 힘든 일이지만, 최근 있었던 한 전시회에서 ‘가상 사무실’이 등장했습니다.

지난주 서울 삼성동 코엑스에서 열린 <스마트워테크 코리아> 행사에서 세계적인 영상회의 전문업체 폴리콤은 ‘VuRoom(뷰룸)’이라는 기술을 선보였습니다. 뷰룸은 웹 기반 영상회의 솔루션인데, 기존의 유사 솔루션들과는 다른 몇 가지가 눈에 띄었습니다.

폴리콤은 이 해상에서 원격지 회의실과 노트북PC를 연결해서 영상회의를 하는 시연을 진행했는데, 보통의 웹 기반 영상회의 솔루션처럼 전용 아이콘을 클릭해서 실행하는 방식이 아니었습니다. 동료가 e-메일로 보내온 URL을 클릭하자 그 즉시 뷰룸이라고 하는 가상의 영상회의실로 접속이 된 것이죠. 이 가상회의실에서 일반적인 영상회의 때와 마찬가지로 여러 명이 회의를 하며, 문서 공유도 할 수 있었습니다.

VuRoom은 영상회의 전용 하드웨어를 쓰지 않는 웹 기반이면서도, HD 화질의 영상 협업을 할 수 있게 해주는 기술입니다. 클라이언트 소프트웨어입니다. e메일이나 인스턴트 메시지로 전달된 URL을 클릭만 하면 곧바로 영상회의에 참가할 수 있기 때문에 전용 하드웨어는 물론, 영상회의를 위한 프로그램도 PC에 설치할 필요가 없습니다. 일반 인터넷 네트워크를 이용해 단체로 영상회의를 하더라도 HD 영상을 이용할 수 있습니다.

전용 화상회의 솔루션이 아닌 경우, 보안이 가장 큰 걱정인데, 뷰룸은 별도의 방화벽 설정 없이도 안전한 영상회의를 할 수 있도록 SSL VPN 및 AES 129비트 암호화 기능이 제공됩니다. API도 제공되기 때문에 기존에 기업이 사용하던 업무용 애플리케이션과 빠르게 통합할 수도 있습니다. 기업이 성장하는데 따라서, 뷰룸도 수천명 규모로 확장할 수 있다는군요.

뷰룸은 PC는 물론, 안드로이드/iOS 모바일 단말에서도 쓸 수 있기 때문에 하드웨어에 영향을 받지 않고 영상회의를 할 수 있을 뿐 아니라, 언제 어디서나 영상회의실에 접속할 수 있다는 점에서 기업의 직원과 직원 사이에, 직원과 협력사 사이에 자유롭게 협업을 할 수 있는 환경을 만들어 줄 것으로 생각됩니다. 스마트워크를 쉽게 구현하는 것이죠. 또, HD 화질을 지원한다는 점은 협업의 능률을 향상시켜 줄 요소입니다.

전세계적으로 한 때 영상회의실을 빌려주는 사업이 주목을 받은 때가 있습니다. 장거리 출장 등의 부담을 줄이기 위해 여러 나라의 직원과 파트너들이 각 나라에 있는 임대 영상회의실을 빌려 회의를 하는 것입니다. 이런 방식은 출장비를 크게 줄여주고, 신속한 협업을 할 수 있게 해준다는 측면에서 고유가·친환경이 화두인 시대에 새로운 업무 방식으로 주목을 받고 있습니다. 

영상회의실은 아니지만, 서울역에도 회의실을 빌려주는 서비스가 있죠. 지역에 있는 사람이 KTX를 타고 서울역에 오면 수도권에 있는 사람과 회의실에서 만나 협의를 하고 곧바로 돌아갈 수 있도록 하는 서비스인데, 이 역시 꽤 인기가 있다고 합니다. 

하지만, URL 주소만으로 회의실에 동료를 초대하는 이런 방식은 보다 진일보한 것이 아닌가 생각됩니다. 무엇보다 회의실을 예약할 필요가 없다는 점이 그렇습니다. 가끔 영상회의로 외국에 있는 사람과 인터뷰할 일이 있는데, 이 때 가장 중요한 덕목은 시간엄수입니다. 영상회의 중에 밖에서 다음 시간을 예약한 사람들로 부터 빨리 나오라고 독촉하는 받는 것은 가장 자주 겪는 일입니다. 아이폰4S 출시를 앞두고 LG디스플레이와 애플이 전용 영상회의룸을 만든 적이 있는데, 아마도 이런 이유에서일 것입니다.

개인적으로도 외국계 기업의 본사 임원이 영상회의로 기자들에게 브리핑을 하다가 정해진 시간이 되면 갑자기 화면이 꺼지는 경우를 자주 겪게 됩니다.  상대편이 다른 나라 기자들에게 브리핑을 해야 되기 때문이죠. 하지만, 개인 PC에서 영상회의를 할 수 있으면 이런 불편은 사라지고, 원하는 때에 언제든지 영상회의를 할 수 있을 겁니다. 

PC에 영상회의 전용 프로그램을 깔지 않아도 되기 때문에 영상회의를 함께 할 수 있는 사람에 제약이 없다는 점도 큰 매력입니다. 누군가를 회의실에 초대하고 싶으면, 메신저 등으로 현재 접속 가능한지를 확인한 뒤 URL만 보내주면 됩니다. 상대방이 나와 같은 영상회의 SW를 쓰는지, 그 SW를 설치했는지를 고민할 필요가 없습니다.

스마트워크는 전세계적인 화두입니다. 똑똑하게 일할 수 있도록 해주는 기술에 보다 관심을 기울인다면, 훨씬 편하게 일하면서도 능률은 높일 수 있을 겁니다. 이런 것이 기업의 경쟁력 아닐까요?

<김재철 기자>mykoreaone@bitnews.co.kr